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地方志的资料收集工作

作者:管理员   | 发布时间:2015-03-04 14:44:00   | 来源:

  在开展编修地方志工作中,在志书篇目框架基本拟定之后,其中最重要的一个工作之一,就是要努力做好资料工作。概括地说,资料是修志的基础,是志书的生命。俗话说“磨刀不误砍柴工”、“工欲善其事,必先利其器”。因此,资料工作做得好不好,关系到志书质量的高低,关系到修志的成功与失败。

  一、资料的收集

  1、收集什么资料?

  凡属一个地方或部门在志书断限内各个方面重要的、有价值的资料,都要收集。

  资料有主体资料、背景资料和考证资料。主体资料,就是事物本身的资料,是直接入志的资料,这是收集的重点。背景资料,是反映主体资料的时空背景,对事物的发生、发展、变化起重要作用的历史条件或现实环境的资料,如全国性的政策、文件、规定等,这些资料一般不入志或少入志。考证资料,是说明主体资料是否真实,主要用于对某些有争议的或不明确的人和事的考证,这些资料一般不入志,有的也可入志。

  就资料的来源来分,有文字资料、实物资料、口头资料和其他资料,其中文字资料占主导地位。

  ①文字资料,也叫文献资料,主要包括:一是档案。这是历史活动的原始记录,内容丰富,包涵面广,资料可靠,收藏集中。这是修志收集资料的主要来源。二是图书。凡是有关本地区、本部门历史现状的重要内容的图书,都应该收集查阅。三是报刊。现在报纸刊物很多,重要活动、重大事件都及时作了报导,这也是历史活动的记录,是我们修志资料的重要来源。此外,还有日记、笔记、函电、手稿、讲稿以及工商企业、学校团体的章程、条例及家谱、族谱等。

  ②实物资料,是指具有历史价值的历代实物,包括遗址、遗迹和文物两个方面。遗址是历史建筑物的所在地,遗迹是前人留下的具有历史意义的痕迹。文物有古代的传世文物和出土文物。此外,还有碑刻等。实物资料都很珍贵,也很可靠。

  ③口头资料,也叫口碑资料,也称“活”资料,这是保存在当事人或知情人的记忆中的资料,以及在群众中口头流传的资料,包括知情人的回忆录、民歌民谣、民间谚语、民间传说等,这些资料也要收集,并加以考证核实。

  ④其他资料,包括绘制的图像、拍摄的照片、微缩胶卷、胶片和录音带、录像带、磁盘、光盘等,也是历史活动和社会现象的真实记录,也要注意收集。

  2、如何收集资料?

  ①制订收集资料提纲。收集资料提纲要根据志书的篇目来确定。在修志的步骤上,一般是先制订篇目,然后再收集资料。收集资料提纲与篇目是有区别的,如同搞一项建筑工程,篇目设计是框架,是设计的蓝图,是平面图;收集资料提纲则是立体图,是建筑材料的采购计划和清单。志书的篇目一般分篇章节目四级,“目”是收集资料的基本单位,也叫单元实体。收集资料提纲不是脱离篇目另搞一套,而是篇目对资料要求的具体化。篇目不是一开始就能完善的,而是要在修志过程中根据资料的情况不断修改、充实和完善。只有制订收集资料提纲,收集资料才有所依据;才能提高效率,避免盲目性和走弯路。

  ②进行学习培训。要组织修志人员进行学习,除了学习政治理论和修志的基础知识,提高修志人员的素质外,还要学习有关资料方面的知识,如目录学、档案学等。要熟悉篇目,了解收集资料提纲的内容和要求,做到心中有数。

  ③广泛发动群众。方法可以多种多样:一是以政府或部门名义,发文件、出布告,列出收集资料的内容和要求,号召机关、单位和个人提供资料;二是布置某些基层单位,包括工厂、企业、学校、乡镇或其他部门,写基层“志”或“简介”;三是印发调查表或调查题纲,发给基层单位填写;四是聘请业余采访员或资料员帮助收集资料;五是特约某些知情人或掌握资料线索的人积极提供资料。

  ④查阅档案、图书和报刊。这是修志人员收集资料的主战场,大量的时间、人力都要消耗在这里。比如讲,市地方志办公室就存有《柳州地区志》、《来宾年鉴》、《改革开放—柳州地区卷》,都有可写可用的丰富图书资料。先看本单位的档案,再到上级档案馆去查找。除了档案馆以外,还要跑图书室、图书馆,查看报纸,从中收集资料。

  ⑤采访知情人。方法一是请进来,举行小型座谈会;二是走出去,登门访问;三是约请有关当事人撰写回忆录。这一工作要有充分准备,要向知情人说明意图,做好思想工作,提出具体要求,争取有好的效果,避免盲目外跑,费时费力费钱又无所收获。

  ⑥进行实地调查或专题调查。实地调查主要是对遗址、遗迹、文物等进行考察,掌握第一手资料,求得资料的真实准确。同时,对某些社会关注的、具有重大意义的问题,以及某些风俗习惯、民歌民谣、或者新开发的名优特产品等,也可以进行实地考察或专题调查,写出符合实际的调查报告,扩大资料的来源,增加一些有价值的“活”的资料。

  二、资料的整理

  资料的整理,主要是三个环节:

  1、建立资料卡片。大量的资料是靠一点一滴积累起来的,这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片。如果用个人的笔记本抄写,就不利于保管,也不利于利用。第一轮修志初期,有的用个人笔记本去摘抄资料,回来锁在抽屉里,调动工作时也带走了,结果别人无法利用。如果随便用其它纸张抄写,也不整齐统一。至于资料卡片规格的大小、栏目的内容,在一个单位范围内应该统一。

  资料卡片必须是一事一卡,即一件事记在一张卡片上,不要在一张卡片上记几件事情。这个“事”,一般是篇章节目的“目”,一张卡片只记一个“目”的事。资料卡片必须完整,要有摘抄的问题和内容;要写明资料的来源和出处,包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷页数等;要忠于原文原意,不能断章取义;还要认真细致,核对清楚,保证准确无错。有些材料如需要复印,可将复印件附在资料卡上或贴在资料卡后面。

  2、进行编号归类。把许许多多的卡片,按照篇章节目放在卷宗里,用代号进行编号。这样,就编排有序,查找有据,便于保管,便于利用。

  对资料卡片的整理,关键在于科学分类,否则就杂乱无章,难于利用。分类方法,可按时间分类,如清代的、民国的、解放后的,或按一年一年的次序排放;也可以按内容来分类,如政治、经济、社会、自然环境,政治又分为党委、人大、政府,经济又分为农业、工业等等;也可以按志书的篇目分类,即按篇章节目的内容和次序来分类。我们一般是按篇章节目来分类,这样更利于编写和查阅。

  3、搞好资料长篇。所谓资料长篇,就是将收集到的许多原始资料,进行筛选、鉴定、编排和整理,汇集成册。它不是简单地把所有资料卡片都重抄一遍,费时、费力也费钱;也不是简单地把所有资料卡片汇集在一起就算了事,而是要做一番艰苦的工作。一是对资料进行筛选,通过排比,在同一问题的诸多资料中,去掉重复的、多余的、无必要的资料,确定可以入志的资料;二是对资料进行鉴别核实,“去粗取精,去伪存真”,选取真实可靠的资料入志;三是按篇目分类,按时序编排,注明资料出处,然后汇集成册。这是对资料长篇的一般要求,也还有其它的形式和更高的要求,有的单位对资料进行一定的加工,那当然就更好了。

  对于搞资料长篇,有些同志有抵触思想,认为有资料卡片就行了,就可以编写了,搞资料长篇费时费力,没有必要。这种认识是片面的。搞资料长篇的好处很多:一是有利于对资料的检查验收。看看资料是否已经齐备,如有不足,则及时补救,使资料工作做得更加完善。二是有利于进行编写。“巧妇难为无米之炊”,虽然有了“米”,但茫茫资料大海,如果不搞资料长篇,巧妇也无从入手,难以编写;有了资料长篇,可以依据资料,使编写又快又好。三是有利于总纂和评审验收。一部志书,成于众人之手,编辑写出来之后,要经过主编总纂,还要经过评稿审稿,有了资料长篇,就有了依据,便于总纂和评审验收时修改补充和核实。四是有利于资料的保存和利用。用于入志的资料只占一部分,搞资料长篇,可以保留更多的、具有价值的资料,可以提供更广泛的应用,可以从中制造出更多的“副产品”。所以,搞资料长篇,是收集资料的最后一道工序,是一项基础性的工作,是修志的一个重要环节,也是确保志书质量、充分发挥资料作用的一项重要措施。我们应该坚持这个做法,把资料长篇搞好。

  三、资料的核实

  资料的核实也就是资料的鉴别考证,这是保证资料真实可靠,提高志书质量的一项重要工作。

  尽管我们反复强调要核实资料,避免差错,但一些志书仍然存在这样那样的差错和问题。有的把建置年代和隶属关系搞错,有的把重大事件的史实搞错,有的把时间地点搞错,有的把姓名职务搞错,有的把专业名词搞错,有的把百分比、百分点搞错,有的把中央、国务院的文件搞错,尤其是数字差错较多,前后不一,文表不一,互相矛盾,这种所谓“硬伤”的现象比较普遍。

  造成资料差错的原因是多方面的,一是由于资料来源广、数量大、渠道多,同一事物往往说法不一;二是由于修志人员众多,各自采集资料,使用时同一资料各不相同;三是由于历史条件的限制而使资料失实,如某些资料,由于阶级立场不同,有的人隐恶溢美,颠倒是非;有些资料“水份”很多;有的人谎报所谓政绩,弄虚作假,“数字出官”,使资料失实;四是由于年代久远,某些当事人记忆不准,而导致资料的失真,等等。当然,这都是客观原因。主观原因是思想重视不够,工作做得不到家。我们应该从主观上,从思想上、工作上找原因,力求把差错消灭在出书之前,或者减少到最低限度。

  如何做好资料的鉴别考证工作,前人的经验主要有书证、物证、人证、理证几种。书证,就是把同一问题的不同资料,进行比较对照,以确定准确的资料;物证,就是用实物来修证文献资料的可靠性;人证,就是用活的资料来验证文献资料的准确性;理证,就是用逻辑推理的方法来论证资料的正误。这些方法,都是可行的,我们要继续采用。对每一条资料,都要弄清来龙去脉,找到真凭实据。如果能把书证、物证、人证、理证结合起来,进行综合分析,综合考证,那就更有把握了。同样道理,一条资料,如果没有书证、物证、人证,推理又经不起推敲,这个资料就可能不是真实的。

  核实资料的工作,要贯串于修志的全过程。从开始收集资料,就要注意发现问题,弄清真伪;在整理资料过程中,要作进一步的鉴别和考证;进入编写阶段,对重要的资料要边写边核,核完再写,不留疑问;评稿时,要请行政领导、专家、学者、各方人士对资料的准确与否全面提出评议和订正;审稿时要认真审核,严格把关;最后的校对,更不能松劲和麻痹。有时候,三校还会发现一些差错。

  在核实资料工作中,应该掌握这样几条:

  1、有的资料,来自几个部门,说法不一。对这种情况,一般应以主管部门、权威部门的资料为准。如统计数字,有业务部门的统计,有统计部门的统计,一般应以统计部门公开使用的数字为准。属党史方面的,以党史研究室的资料为准;属道路建设的,以交通部门的资料为准。重要的、又没有把握的问题,可请主管部门帮助核实,以核实后的正确结论为准。

  2、有的资料,虽来自同一部门,但有新的有旧的,新旧不一,前后矛盾,对这种情况,一般应以新的资料为准。因为新的资料已经对旧资料的调整核实,更符合实际。比如一些统计数字,上年的数字,在次年1月的政府工作报告中就使用并登了报,但到下半年统计部门正式出版的统计年鉴或公报的数字,就可能不一样,这当然应当以后者为准。

  3、对一些重要的历史事实,要追寻原始资料,查找可靠依据,避免以讹传讹。

  4、引用中央文件及中央的方针政策,一定要与原文对照核准,绝对不能任意编写,发生差错。

  5、属专业方面的资料,要请有关业务部门的行家认真审验,避免出现常识性和专业性的错误。

  6、对在世名人的经历或评价及使用他们撰写的重要资料,要认真核对,并送经本人审定。

  7、对一部志书在概述、大事记和各篇章中多次出现的数字和资料,要给专人负责,互相查对,认真核实,统一使用,避免前后不一,互相矛盾。

  四、收集资料工作要注意的几个问题

  1、在思想上,要防止和克服认为续志资料工作很简单、很容易的麻痹思想,充分认识资料工作的重要,始终把做好资料工作放在首要地位。

  2、在内容上,要突出时代特点,使志书的资料更加丰满、更有特色。收集资料工作在内容上需要注意如下几点:

  ①要坚持详今略古的原则。

  ②质量要高。

  ③资料要具有科学性,要实事求是地用全面、系统、真实、准确的资料记述本单位的真实面貌,反映事物的发展过程,体现事物发展的客观规律。

  ④突出改革开放的内容,充实改革开放的资料。这主要由于改革开放的时间不长所致。现在情况不同了,我们所处的时代,是改革开放的时代,改革开放是我们建设有中国特色社会主义两个基本点之一,是我们富国强国必走之路。只有改革开放,才有活力,才能发展,才有希望。社会主义的改革,是全面的改革,深入的改革。有经济体制的改革,有政治体制的改革;有农业经济体制改革,有工业领域、流通领域的体制改革;有民主、法制的改革,人事制度的改革;有科学、教育、文化的改革,有住房、医疗、社会保障制度的改革等等。所以,这轮修志必须抓住这个问题,广泛地、深入地收集改革开放的资料,各项改革都要有内容、有措施、有结果,用具体的资料说话,使志书能充分反映这个伟大的时代。

  ⑤突出人物入志的内容,充实人物入志的资料。历代旧志是重人文轻经济的,旧志对人物的记述份量很大。我们认为旧志重人文轻经济是不对的,但不能反过来重经济轻人文。人是社会物质财富和精神财富的创造者,是变革社会制度、推动社会前进的决定力量。当今社会,人才荟萃,英雄辈出,各行各业都涌现出许多的优秀人物,推动着历史的不断前进。只有加强人物入志的内容,才能全面正确地反映这个波澜壮阔的伟大时代,才能教育和鼓舞人们象英雄那样去开创更加幸福美好的未来。所以,我们一定要高度重视人物人志的问题。这轮修志应该加强人物入志的内容,增加人物入志的总份量,写好以事系人,写好人物传记或简介,充实人物入志的资料。

  ⑥注意对失误和问题的记载,充实有关工作中失误和问题的资料。社会主义是一个实践探索的过程,党和政府在领导工作中,成绩是主要的,发展是主要的,但总会有这样那样的问题,会出现失误和挫折。什么都是一帆风顺,一片光明,没有缺点和问题,那是不科学的,不可信的。邓小平同志说:“过去的成功是我们的财富,过去的错误也是我们的财富。”如实记载工作中的失误和问题,是全面反映历史客观面貌的需要,也是人们正确认识历史,吸取历史经验教训的需要。有的资料只记成绩,不记失误;只记大好形势,不记存在问题;或者对失误和问题轻描淡写,几笔带过,缺乏情节,未能反映严重的后果。这种现象,我们应该防止和纠正。

  ⑦防止和克服资料的一般化,注意收集和使用典型资料。第一届的志书,有些忽视这个问题,在记述某个事物时,只有过程,没有情节;只有数字,没有内容;只有综合性的资料,没有具体的资料;只有一般化的资料,没有典型生动的事例。这样,就缺乏可读性,削弱了志书的功能,降低了志书的价值。所谓典型,是指在同类中最具有代表性的人或事物。用典型说明问题,是人们认识事物的重要方法;用先进典型教育人民,是提高群众觉悟、推动社会前进的有效措施和巨大力量。我们的志书,要注意选取具有普遍意义的、有代表性的、能反映事物本质的事例来作典型,充实典型资料,以增强志书的可读性,提高志书的质量。

  3、在方法上,要利用先进技术,让资料工作更好地为修志服务、为社会服务。

  我们上届修志,基本上是老办法,靠手工操作,“一把剪刀一把尺,一瓶浆糊一支笔”,一个字一个字,一张卡一张卡的搞资料,然后在纸上修改付印。现在,已经是科技发达的电子信息时代,电脑逐渐普及,连幼儿园小朋友也在玩电脑。有的地方,已经将传统的人工收集、整理资料的方式,转变为利用先进的计算机技术、网络通讯技术来采集、整理、分类、合成和储存资料。有的地方实现了办公自动化,从手写到用计算机来写稿、改稿,对下面交来的“磁盘稿”、“电子邮件稿”直接进行修改编排,告别了纸笔,节省了时间,提高了效率,实现了编纂手段的革命。随着形势的发展和资料的增多,这项工作将更加充实、更加完善。资料是一种信息资源,是一种信息载体,是一种无形的宝贵财富。我们掌握着大量的、丰富的资料,做好资料工作,实现资料工作的电脑化、现代化,这不仅是提高资料工作的效率问题,不仅是出一部志书的问题,也不仅是一个地方、一个部门的问题,而是可以把资料投入市场,通过网络,实现与外地、外省、外国远程交流,广泛应用,充分发挥信息资源的作用,其意义是深远的,其价值是难以估量的。

  五、收集资料要处理好四个辩证关系

  1、可靠性与可信性关系。可靠不等可信,而可信也必须可靠。可靠性与可信性是两个不同概念,可靠性是指资料来源有根有据,记载摘录无误;可信性是对资料分析、考证、求真的结果,是资料准确性的更高层次。因此,可靠的资料 不一定可信,而可信的资料必须有事实和科学依据,不能主观推测,妄加臆断。

  2、全面性与典型性关系。资料既要全面完整,又应力求精练、典型,具有代表性。全面性概括而言,即“纵不断线”、“横不缺项”。但并非将包罗万象的资料兼收并蓄,才能算全面完整。因为年鉴篇幅有限,一个条目连标题加释文是500-1000个字,必须惜墨如金,将时间和空间进行高度浓缩和精练,遴选典型的,也能说明问题的,具有代表性的事物,来显示一方的概貌和历史发展的轨迹,达到“滴水见太阳”的结果。全面性与典型性资料,难免不出现交叉重复资料,所以,我们要分辨主次,进行删补,要从不同角度,进行科学处理,使资料归属得当,符合各条目的完整和典型性。

  3、宏观与微观的关系。既要从宏观上反映资料整体特征,又应在微观上有具体资料的著述。年鉴要从宏观方面抓住地方的总体特征,把握事物兴衰起伏的主线,显示事物变化的因果关系和历史发展脉络,但同时也需要有微观的具体资料和统计数据,才能言之有物。反之,在浩瀚的资料面前,如果忽视宏观的整体性,只重微观事物的记述,便会出现类似史料汇编和统计表册,使读者只见树木不见森林。在编撰时,要把握为整体格局,突出地方特色。微观记述也要掌握分寸,防止繁琐细微,减少不必要的图表,用简练文字概括记述,既压缩了篇幅,也增强了可读性。

  4、观点与事实关系。寓观点于事实之中,编鉴修志必然要有一定的立场和观点,但要实事求是,述而不作。因此,不能以观点去代替和渲染事实,而要用事实去彰明观点,用事实为资料来说话,要寓观点于记事当中。那么记述事物时便应考虑该事物是否反映了正确的、科学的观点。


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